Das Bestätigungsschreiben ist kein wirklich komplexes oder besonders umfangreiches Thema, dennoch sind in der Praxis ein paar kleinere Punkte sauber zu trennen. Unter Umständen könnten Sie nämlich unverhofft Regelungen vereinbaren, die Sie eigentlich gar nicht haben wollten. Und gefährlich wird es insbesondere dann, wenn Sie NICHT reagieren, denn auch das könnte unerwartete Folgen für Sie haben. Um diese Auswirkungen zu vermeiden, sollte Ihnen Zeitmanagement kein Fremdwort sein. Denn u.a. müssen Sie regelmäßig Ihren Briefverkehr (auch Mails) checken, denn manches Schreiben verlangt zwingend eine schnelle (3-5 Tage maximal!) Reaktion, auch wenn Ihr Tagespensum das eigentlich gar nicht zulässt.
Grundsätzliche Unterscheidung zur Begriffsbestimmung:
Auftragsbestätigung:
AG oder auch AN bestätigen hier das Zustandekommen eines Vertrages.
Entweder:
Der AN hat sein (rechtsverbindliches) Angebot abgegeben. Zur Erinnerung: mit dieser Willenserklärung ist sein Teil des Vertragsschlusses bereits erfüllt! Möchten Sie ihr Angebot noch nicht rechts-verbindlich gestalten, dann muss das auch explizit vermerkt werden. Die Redewendungen „unverbindlich“ oder „freibleibend“ werden in dem Zusammenhang gerne genutzt.
Nach dem Erhalt des Angebots schickt der AG eine „Auftragsbestätigung“ und nimmt damit faktisch damit das Angebot an – damit wird also erst der Vertrag geschlossen.
Oder:
Der AN hat sein Angebot gemacht, der AG hat schriftlich angenommen. Jetzt schickt die Auftragnehmerseite noch einmal zur Dokumentation (z.B. zu Beweiszwecken) vorsorglich eine „Auftragsbestätigung“. Die wäre aber eigentlich gar nicht mehr nötig, weil der Vertrag ja eh zustande gekommen ist.
Beim Bestätigungsschreiben kommt es auf Ihre Reaktionsgeschwindigkeit an! Falls Sie keine Zeit für sorgfältige Büroarbeit haben, sollten Sie entweder Ihr Zeitmanagement überdenken – Stichwort: Prioritäten, oder Sie delegieren an eine geschulte Person Ihres Vertrauen!
Kaufmännisches Bestätigungsschreiben
Voraussetzungen:
Muss zwischen Kaufleuten geschlossen werden (z.B. mit Architekt, öffentl. Auftraggeber…), also wenn beide Seiten „zu geschäftlichen Zwecken“ handeln. Das kaufmännische Bestätigungsschreiben können Sie in keinem Fall beim privaten Häuslebauer anwenden.
Dieses Schreiben dient dazu, eine vorher mündliche getroffene Absprache noch einmal rechtsverbindlich festzuhalten. Seit neuestem gilt das auch für Verhandlungsprotokolle.
Und hier gilt es nun, besonders aufmerksam zu handeln!
Bsp. 1:
Sie haben mit dem Bauherrn auf der Baustelle eine Besprechung über einen Nachtragsauftrag und verhandeln mit ihm eine Summe von 5.000.– Euro. Später sendet Ihnen der AG ein Besprechungsprotokoll zu, auf dem allerdings nur von 500.– Euro die Rede ist. Leider haben Sie keine Zeit, das Protokoll aufmerksam zu lesen und es bleibt unbeachtet 2 Wochen auf Ihrem Schreibtisch liegen. In diesem Fall haben Sie tatsächlich durch Ihre Nicht-Reaktion eine neue Vereinbarung über 500.– Euro geschlossen!
Bsp. 2:
Sie verhandeln über die Gewährleistungsdauer in einem Auftrag und einigen sich auf die nach BGB üblichen 5 Jahre. Im darauf folgenden Besprechungs-Protokoll des Architekten stehen allerdings 6 Jahre…. Gleiches „Spiel“ wie oben, auch hier müssten Sie umgehend auf das fehlerhafte Protokoll reagieren und (schriftlich beweisbar) widersprechen! Sollten Sie den Widerspruch versäumen, wären die 6 Jahre tatsächlich verbindlich vereinbart.
Wenn Sie möchten, können Sie dieses Thema auch ganz bequem in meinem Podcast „Bauhelden“ nachhören. Als Zeitfenster bieten sich Autofahrten an, sobald Sie Ihre Telefonate beendet haben, lassen Sie die Sendung laufen und verlieren keine wertvolle Zeit.
Spielregeln:
Sie müssen innerhalb von max. 3-5 Tagen widersprechen, sonst gilt Ihr Schweigen tatsächlich als aktive Zustimmung und eine neue Vereinbarung kommt jetzt zustande!
Achten Sie auf rechtssichere Zustellung, ein bloßes Einschreiben kann zu unsicher sein! Bewährt hat sich eine z.B. 3er-Kombination aus Fax mit ausführlichem Journal, Einschreiben und Versenden des händisch unterschriebenen Dokuments (eingescannt) per Mail.
Hier finden Sie den entsprechenden Paragraphen zum kaufmännischen Bestätigungsschreiben, heute ausnahmsweise im Handelsgesetzbuch: §346 HGB.
